כנסים מתקיימים ממגוון סיבות ובהן גיוס משקיעים, הצגת מוצרים, השקות, חגיגת הישגים וציון אבני דרך, עידוד עובדים והגברת מוטיבציה, שיווק ויח"צ, לצרכי חשיפה וקידום מכירות, ליצירת שיתופי פעולה ועוד.
בכנסים אלו מושקעים סכומי כסף נכבדים, בשל הרצון ליצור את הכנס המושלם שישיג את מטרותיו במלואן. כחלק מההשקעה ביצירת הכנס האידיאלי עבור העסק, נוהגים רבים לדאוג לצילום אותו הכנס ובכך לשמר תיעוד שלו לצרכים עתידיים.
מדוע כדאי להשקיע בצילום כנסים וכנסים היברידיים
מאחורי כל הפקת כנס עסקי ישנה לוגיסטיקה רבה, הכוללת את מציאת המקום הנכון, ארגון האירוח לכמות האורחים הצפויה, קייטרינג, פרזנטציות, קיום חלק אומנותי או פעילות למשתתפים, הקמת במות, דוכנים, עיצוב גרפי, תאורה, סאונד ועוד אינספור ארגונים הכרחיים.
עם זאת, קיום כנס עסקי שכזה ללא תיעוד, כמוהו כקיום אירוע פרטי כדוגמת חתונה ללא תיעוד. וכמאמר המשפט הידוע: "אם עץ נופל ביער ואף אחד לא שומע, האם הוא השמיע צליל?". ובמקרה שלנו: אירוע מושקע ללא כל תיעוד - כאילו לא התקיים.
בכנסים עסקיים ישנו הרבה ערך מוסף לעסק, שכן מדובר בהפקה בעלת מטרה מסוימת, שבין אם הושגה ובין אם לאו, הרי שתיעוד מצולם של הכנס יכול לשמש את העסק לצרכים עתידיים רבים: יצירת חשיפה לכנס, פרסום המוצרים שהושקו או הוצגו בו, העצמת מעמדה של החברה כחזקה ויציבה וכבעלת אמצעים, לצרכי פרזנטציות וכו'. כמו כן, חומר הגלם ניתן לעריכה, כך שאת אירועי הכנס השונים ניתן לבודד ולערוך בהתאם לצורך: צילומי המוצרים לטובת קד"מ, חלקים אומנותיים באירועי עובדים ייערכו לטובת גיוס עובדים, מגוון אירועים חשובים ייערכו לסרטוני תדמית וכו'.
צילום איכותי לכנס
על מנת לוודא כי אכן צילום האירוע ישיג את מטרותיו ויעמוד בציפיותיהם ודרישותיהם של בעלי העסק, יש להיערך לכך מראש, תוך מתן דגש למספר פעולות מקדימות:
להגדיר מטרות ולתאם ציפיות: בבואכם להזמין שירותי צילום כנסים, חשוב שתדגישו לחברה המצלמת את מטרות הכנס ואת ציפיותיכם מהצילומים, על מנת שיידעו להיערך בהתאם.
להבין מה הדברים החשובים שיש לשים אליהם לב ודגש: יש ליידע את האחראים על הצילום מהם הדגשים, האירועים המיוחדים, האנשים החשובים, האזורים בכנס בהם מיועדת להתרחש פעילות חשובה, המוצרים והאזורים שיש לכסות בצילום וכו'. זאת על מנת שלא תגלו בסופו של דבר שאירועים, מוצרים או אנשים שתיעודם היה קריטי עבורכם, לא תועדו כלל.
עדכון לו"ז הכנס: הקפידו לעדכן את הצלמים על לוחות הזמנים של הכנס ואיזו התרחשות משמעותית צפויה בכל פרק זמן.
בחירת כמות וסוג מצלמות: יש להגדיר כמה מצלמות נדרשות לכיסוי כל האירוע ומהו סוג המצלמה הנדרשת (קבועה, ניידת, רחף וכו'). כמו כן, יש להגדיר להן מראש את תפקידיהן ואילו אירועים ושטחים מיועדות לכסות.
הקלטת משתתפים וירטואליים בכנסים וירטואליים ובכנסים היברידיים: כנסים וירטואליים הינם כנסים המתרחשים וירטואלית, עם משתתפים המחוברים לכנס מרחוק. כנסים היברידיים הם כנסים המשלבים בין כנס רגיל עם מפגש פיזי בין המשתתפים לבין מפגש וירטואלי.
בשני סוגי מפגשים אלו, על חברת הצילום להיערך בהתאם, לצילום איכותי של מסכים ובעת הצורך להקלטה ותיעוד ממוחשבים של הפעילות הווירטואלית, לשם שילובה כראוי בעריכת סרט הכנס שיופק. חברת הפקה המתמחה בצילום אירועים אלו, הינה בעלת האביזרים הטכנולוגיים הנדרשים לביצוע השידור של המשתתפים הוירטואליים בכנס ולביצוע התיעוד, הן מבחינת הוידאו והן מבחינת הסאונד, באיכות הטובה ביותר.
לסיכום, צילומם של כנסים עסקיים בהם מושקע כסף רב, לוגיסטיקה ומשאבים, הינו הכרח עבור כל חברה וארגון העורכים אותם. לצילום ישנם תועלות עתידיות רבות, בטווח הקצר והארוך. לכן, יש להשקיע את הזמן הנדרש בבחירת חברת הצילומים האיכותית המתאימה לדרישותיכם וצרכיכם.
חברת ארטקור מדיה סטודיו מציעה מגוון פתרונות בהתאמה אישית לצילום כנסים ואירועים, תוך התחייבות למתן שירות מקצועי ואיכותי וללא פשרות. החברה בעלת ניסיון רב ובעלת כלים, אביזרי צילום ואמצעים טכנולוגיים ברמה הגבוהה ביותר וגאה להעניק שירותי צילום למגוון עסקים, חברות וארגונים במשק הישראלי.